Cuatro caminos hacia el mismo objetivo
La decisión ya está tomada: se acabó copiar pedidos a mano de un sistema a otro. Y aquí empieza el segundo problema, del que se habla menos. Un proveedor propone integrar por API. Otro asegura que basta con una exportación nocturna de ficheros CSV. Un conocido del sector pone por las nubes los robots RPA, que hacen clic en la pantalla en lugar de una persona, y como parte de los documentos llega de todos modos en PDF, el OCR también tienta. Cada una de estas vías puede ser buena. Ninguna lo es en todas partes.
Cuánto cuesta el propio copiado manual y cómo calcular su magnitud lo explicamos en el artículo sobre cuántas horas semanales pierde el equipo trasladando datos. Aquí damos por hecho que ya tenéis ese cálculo. Toca elegir la forma de conexión.
API, la conexión directa
Los sistemas se comunican entre sí de forma programática: el pedido guardado en el ERP aparece en el CRM al momento, sin intervención humana. Es la forma de integración más duradera, porque el fabricante del sistema trata la API como un contrato oficial. Anuncia los cambios, los documenta y mantiene la compatibilidad hacia atrás.
Una horquilla honesta para un conector individual suele ser de 2-6 semanas, y el coste depende sobre todo del número de flujos y de la calidad de la documentación en ambos lados. Lo reconocemos abiertamente: al principio la API cuesta más que un volcado de fichero, porque exige trabajo de programación y pruebas. A cambio, su mantenimiento es después el más barato de los cuatro caminos.
Exportación de ficheros, o la simplicidad con horario
Un sistema guarda cada noche un fichero CSV o XML y el otro lo carga por la mañana. Suena arcaico, pero a veces es lo más sensato: la implantación lleva de unos días a dos semanas y es la opción más barata. El precio de la simplicidad es el retraso. Los datos fluyen una vez al día y normalmente en una sola dirección. Para pasar facturas a contabilidad es suficiente; para el stock de una tienda online, ya no.
OCR, cuando los datos llegan como imagen
Facturas de cientos de proveedores, escaneos de actas, papel. Un OCR con capa de IA extrae los campos del documento y los guarda en el sistema. Esta vía tiene sentido cuando al otro lado no hay con qué integrarse, porque los remitentes se cuentan por decenas y no podemos imponerles un formato. La precisión nunca llega al 100%, así que una parte obligatoria de la implantación es el proceso de verificación de excepciones por una persona. Plazo realista: 3-8 semanas, según la variedad de los documentos.
RPA, el robot que hace clic como una persona
Un script inicia sesión en la aplicación y repite en la interfaz los mismos movimientos que hacía el empleado. La ventaja es evidente: no hace falta API ni el visto bueno del fabricante, y una demo funcional se monta en pocos días. El inconveniente, también: el robot está soldado al aspecto de la pantalla. Una actualización del sistema desplaza un botón 20 píxeles y el flujo se detiene, muchas veces sin avisar. En nuestra opinión, el RPA debería ser la última opción, no la primera, porque el bajo coste inicial las empresas lo acaban pagando cada mes en mantenimiento y en sustos tras cada actualización.
Tabla comparativa
| Criterio | API | Exportación de ficheros | OCR | RPA |
|---|---|---|---|---|
| Cuándo tiene sentido | ambos sistemas tienen API | datos necesarios una vez al día | documentos de muchos remitentes | sistema cerrado, sin API |
| Plazo de implantación | 2-6 semanas | de días a 2 semanas | 3-8 semanas | días (demo), semanas (producción) |
| Coste inicial | medio | bajo | de medio a alto | bajo |
| Coste de mantenimiento | bajo | bajo, pero necesita un responsable | medio (verificación de excepciones) | alto |
| Fragilidad | baja | baja | media | alta |
| Actualidad de los datos | segundos | un día | de minutos a horas | minutos |
Las tres trampas que más vemos
Primera: RPA sobre una interfaz que cambia. Si el proveedor del sistema publica actualizaciones cada trimestre, el robot se romperá cada trimestre. El presupuesto para vigilarlo puede acabar superando el coste de un buen conector API.
Segunda: exportación CSV sin responsable. El fichero deja de generarse, nadie recibe una alerta y durante dos semanas la empresa trabaja con datos antiguos. La exportación de ficheros debe tener un responsable con nombre y apellidos y una alarma automática para cuando el fichero no llegue.
Tercera: OCR sobre documentos que podrían llegar en digital. Si el proveedor emite sus facturas en un sistema con API o a través de KSeF, leer sus PDF a máquina es pagar por un problema artificial. Sale más barato acordar un formato de intercambio.
Árbol de decisión en cuatro pasos
- ¿Ambos sistemas tienen una API documentada? Elegid API. El mayor coste inicial se recupera en el mantenimiento.
- ¿No hay API, pero basta con los datos una vez al día? Exportación de ficheros, con responsable y alarma.
- ¿Los datos llegan como documentos de muchos remitentes externos? OCR con proceso de verificación de excepciones.
- ¿Sistema cerrado, proveedor que no colabora y datos necesarios al momento? Solo entonces RPA, con presupuesto de mantenimiento y un plan para pasar a API en cuanto exista.
En la práctica, las implantaciones grandes combinan caminos: API entre el ERP y el CRM, OCR para las facturas de proveedores, exportación de ficheros hacia el almacén de datos. Es lo normal. Lo importante es que cada flujo reciba la herramienta adecuada a sus características, y no la herramienta favorita del proveedor.
Cómo lo hacemos en ESKOM AI
En ESKOM AI la elección de la vía de integración forma parte del análisis, no es una premisa fijada de antemano. Revisamos las interfaces de vuestros sistemas, después un equipo de agentes de IA especializados realiza la mayor parte del trabajo de ingeniería en la construcción del conector, y el conjunto pasa por una batería completa de pruebas: unitarias, de integración, E2E, de interfaz, de seguridad y de rendimiento. Gracias al proceso de desarrollo automatizado hablamos de semanas, no de trimestres. Cómo es un proyecto así paso a paso lo contamos en el artículo sobre cómo conectar el ERP, el CRM y una aplicación propia en semanas.
Si estáis ante la elección de uno de estos cuatro caminos, reservad una consulta gratuita a través del formulario en eskom.ai/pl/kontakt. Contadnos qué sistemas queréis conectar y con qué rapidez deben fluir los datos — volveremos con la recomendación de una vía concreta y un presupuesto honesto.