Daugumoje įmonių, kurių operacijas tenka analizuoti, kartojasi tas pats vaizdas: trys tarpusavyje nesikalbančios sistemos ir žmonės, atliekantys „jungties“ vaidmenį. Užsakymas ateina el. paštu, kažkas perrašo jį į pardavimo sistemą, paskui tie patys duomenys rankomis keliauja į sandėlio sistemą, o galiausiai — dar į skaičiuoklę, iš kurios rengiama ataskaita vadovui. Kiekvienas perrašymas kainuoja laiką. Ir kiekvienas perrašymas — proga suklysti.
Jei atsakote už operacijas, tikriausiai šias vietas galite išvardyti atmintinai. Žinote ir kainą: sudėjus valandas, kurias įmonė praleidžia rankomis perkeldama duomenis tarp sistemų, dažnai susidaro viso etato vertė. O kartais ir daugiau. Etato, kuris galėtų dirbti įmonės plėtrai, klientų aptarnavimui, kokybės gerinimui. Vietoj to jis dirba žmogiška sąsaja tarp programų.
Blogiausia, kad visi prie to priprato. „Pas mus taip daroma.“ Nes kažkada kažkas pasiskaičiavo, kad sistemų integracija — didelių pinigų ir daugelio mėnesių projektas, ir tema grįžo į stalčių.
Kodėl klasikinis požiūris nepasiteisina
Klasikinis kelias į procesų automatizavimą turi tris tipinius skaudulius:
- Sąmata atbaido jau starte. Sistemų integracija tradiciniame modelyje — tai priešdiegiminė analizė, specifikacija, sąmata. Ir suma, prie kurios tema pralaimi skubesnėms išlaidoms. Ypač kai kalbama „tik“ apie tai, kad duomenys patys keliautų iš sistemos A į sistemą B.
- Įgyvendinimo trukmė žudo prasmę. Keli mėnesiai laukimo, kol bus automatizuotas procesas, kuris skauda šiandien, reiškia kelis mėnesius tolesnio perrašinėjimo. O jei procesas per tą laiką pasikeis, specifikacija atsidurs šiukšlėse.
- Viskas arba nieko. Dideli diegimo projektai mėgsta iškart apimti visą įmonę. O didžiausią grąžą paprastai duoda dviejų–trijų labiausiai varginančių procesų automatizavimas, ne revoliucija visur iš karto.
Rezultatas: įmonės metų metus atidėlioja automatizavimą, kas mėnesį mokėdamos paslėptą sąskaitą — darbo valandas, eikvojamas veiksmams, kurių niekas neturėtų atlikti rankomis.
Kaip tai atrodo su DI
ESKOM AI į tai žiūri kitaip: programinę įrangą kuriame greitai, procese, palaikomame specializuotų DI agentų komandos ir prižiūrimame patyrusių inžinierių. Todėl vieno proceso automatizavimas nustoja būti „dideliu IT projektu“ ir tampa trumpų, išmatuojamų žingsnių serija.
Analizė: randame procesą, kuris skauda labiausiai
Pradedame nuo jūsų procesų peržiūros ir suskaičiuojame, kur nuteka daugiausia valandų. Kelias savaites trunkančio audito nereikia. Paprastai užtenka kelių pokalbių su žmonėmis, kurie šį darbą dirba kasdien. Jie puikiai žino, kas labiausiai vargina.
Prototipas: automatizacija veikia su jūsų duomenimis
Per dienas, ne mėnesius, parodome veikiantį prototipą: užsakymo duomenys patys atsiranda sandėlio sistemoje, sąskaitos pačios nugula į reikiamą vietą, ataskaita susigeneruoja be žmogaus. Komanda mato konkretų rezultatą ir iškart teikia pastabas.
Iteracijos su visa testų apimtimi
Kiekvieną versiją tikriname automatizuotais testais: vienetų, integraciniais, E2E, sąsajos, saugumo ir našumo. Tai ypač svarbu būtent automatizuojant: procesas, veikiantis be žmogaus, turi būti ištestuotas kruopščiau nei tas, kuriame žmogus klaidą pastebės pakeliui.
Diegimas: procesas po proceso
Automatizuojame žingsnis po žingsnio, pradėdami nuo to, kas duoda didžiausią grąžą. Žmonės darbo nepraranda: jie nustoja dirbti mechaniškiausią jo dalį ir perima užduotis, kurioms anksčiau „trūko rankų“.
Ką tai reiškia jūsų įmonei
- Laikas: vieno proceso automatizavimas paprastai per 2–4 savaites vietoj kelių mėnesių.
- Pinigai: kaina — tik dalis to, ką kasmet praryja rankinis duomenų perrašinėjimas. Jei įmonė dėl to praranda etato vertę, investicija paprastai atsiperka per kelis mėnesius.
- Kokybė: mažiau perrašymo klaidų — mažiau skundų, mažiau korekcijų ir mažiau gaisrų gesinimo.
- Žmonės: komanda atgauna laiko darbui, kuriam reikia galvos, o tai paprastai pagerina ir rezultatus, ir atmosferą.
Paprastas skaičiavimas startui: suskaičiuokite, kiek valandų per savaitę jūsų komanda praleidžia perkeldama duomenis tarp sistemų. Padauginkite iš darbo valandos kainos ir iš 52 savaičių. Šis skaičius — jūsų metinis biudžetas „niekam“. Ir kartu viršutinė riba to, kiek galite atgauti.
DUK
Ar automatizavimas reiškia etatų mažinimą?
Neprivalo, o praktikoje retai reiškia. Įmonės paprastai turi ilgą sąrašą darbų, kuriems trūksta žmonių. Automatizavimas leidžia perkelti komandą prie didesnės vertės darbų, užuot samdžius dar žmones duomenims perrašinėti.
Mūsų sistemos senos ir netipinės. Ar tai problema?
Paprastai ne. Automatizaciją statome aplink sistemas, kurias jau turite, net jei jos neturi modernių sąsajų. Nereikalaujame nei keisti programinės įrangos, nei revoliucijos infrastruktūroje.
Nuo ko pradėti, jei skaudulių daug?
Nuo vieno proceso: to, kuris suryja daugiausia valandų arba generuoja daugiausia klaidų. Greita, išmatuojama sėkmė viename procese kuria pasitikėjimą ir finansuoja tolesnius žingsnius.
Patikrinkite, kokią etato dalį galite atgauti
Užsisakykite nemokamą konsultaciją: pereisime per jūsų procesus, nurodysime turinčius didžiausią automatizavimo potencialą ir pateiksime konkrečias laiko bei kainos ribas. Parašykite mums per kontaktų formą adresu eskom.ai/pl/kontakt.