Keturi keliai į tą patį tikslą
Sprendimas priimtas: gana rankomis nešioti užsakymus tarp sistemų. Ir čia prasideda antra bėda, apie kurią kalbama rečiau. Vienas tiekėjas siūlo integraciją per API. Kitas įtikinėja, kad užteks naktinio CSV failų eksporto. Pažįstamas iš branžos giria RPA robotus, kurie spaudinėja ekraną už žmogų, o kadangi dalis dokumentų vis tiek ateina PDF formatu, vilioja dar ir OCR. Kiekvienas iš šių kelių būna geras. Nė vienas nėra geras visur.
Kiek kainuoja pats perrašinėjimas ir kaip suskaičiuoti jo mastą, aprašėme tekste apie tai, kiek valandų per savaitę komanda praranda perkeldama duomenis. Čia darome prielaidą, kad skaičius jau turite. Metas pasirinkti sujungimo būdą.
API, tai yra tiesioginė jungtis
Sistemos kalbasi tarpusavyje programiškai: ERP užregistruotas užsakymas po akimirkos yra CRM, be žmogaus dalyvavimo. Tai patvariausia integracijos forma, nes sistemos gamintojas API laiko oficialia sutartimi. Pakeitimus anonsuoja, dokumentuoja ir palaiko atgalinį suderinamumą.
Sąžiningos ribos vienai jungčiai paprastai yra 2-6 savaitės, o kaina daugiausia priklauso nuo srautų skaičiaus ir dokumentacijos kokybės abiejose pusėse. Pripažįstame atvirai: starte API kainuoja daugiau nei failo išmetimas, nes reikalauja programavimo darbo ir testų. Užtat priežiūra paskui yra pigiausia iš visų keturių kelių.
Failų eksportas, tai yra paprastumas su tvarkaraščiu
Viena sistema kas naktį įrašo CSV ar XML failą, kita ryte jį nuskaito. Skamba archajiškai, bet kartais tai protingiausia: diegimas trunka nuo kelių dienų iki dviejų savaičių ir kainuoja mažiausiai. Paprastumo kaina yra vėlavimas. Duomenys teka kartą per parą ir paprastai viena kryptimi. Sąskaitoms į buhalteriją perduoti užtenka, sandėlio likučiams elektroninėje parduotuvėje jau ne.
OCR, kai duomenys ateina kaip vaizdas
Sąskaitos iš šimtų tiekėjų, protokolų skenai, popierius. OCR su DI sluoksniu ištraukia iš dokumento laukus ir įrašo juos į sistemą. Šis kelias turi prasmę, kai kitoje pusėje nėra su kuo integruotis, nes siuntėjų yra dešimtys ir formato jiems neprimesi. Tikslumas niekada nesiekia 100%, todėl privaloma diegimo dalis yra išimčių tikrinimo žmogaus rankomis procesas. Realus laikas: 3-8 savaitės, priklausomai nuo dokumentų įvairovės.
RPA, tai yra robotas, kuris spaudinėja kaip žmogus
Skriptas prisijungia prie aplikacijos ir sąsajoje atlieka tuos pačius judesius, kuriuos darė darbuotojas. Privalumas akivaizdus: nereikia nei API, nei gamintojo sutikimo, o veikiantis demo atsiranda per kelias dienas. Trūkumas irgi: robotas privirintas prie ekrano išvaizdos. Sistemos atnaujinimas pastumia mygtuką 20 pikselių ir srautas sustoja, dažnai be garso. Mūsų nuomone, RPA turėtų būti paskutinė, ne pirmoji opcija, nes žemą starto kainą įmonės paskui moka kas mėnesį priežiūra ir nervais po kiekvieno atnaujinimo.
Palyginimo lentelė
| Kriterijus | API | Failų eksportas | OCR | RPA |
|---|---|---|---|---|
| Kada turi prasmę | abi sistemos turi API | duomenų reikia kartą per dieną | dokumentai iš daugelio siuntėjų | uždara sistema, nėra API |
| Diegimo laikas | 2-6 savaitės | nuo dienų iki 2 savaičių | 3-8 savaitės | dienos (demo), savaitės (produkcijai) |
| Starto kaina | vidutinė | žema | nuo vidutinės iki aukštos | žema |
| Priežiūros kaina | žema | žema, bet reikia šeimininko | vidutinė (išimčių tikrinimas) | aukšta |
| Trapumas | žemas | žemas | vidutinis | aukštas |
| Duomenų aktualumas | sekundės | para | nuo minučių iki valandų | minutės |
Trys spąstai, kuriuos matome dažniausiai
Pirmieji: RPA ant besikeičiančios sąsajos. Jei sistemos tiekėjas atnaujinimus leidžia kas ketvirtį, robotas ges kas ketvirtį. Jo priežiūros biudžetas gali viršyti padorios API jungties kainą.
Antrieji: CSV eksportas be šeimininko. Failas nustoja generuotis, niekas negauna perspėjimo ir dvi savaites įmonė dirba su senais duomenimis. Failų eksportas privalo turėti vardu paskirtą prižiūrėtoją ir automatinį aliarmą, kai failas neateina.
Tretieji: OCR dokumentams, kurie galėtų ateiti skaitmeniškai. Jei kontrahentas sąskaitas išrašo sistemoje su API arba per KSeF, mašininis jo PDF skaitymas yra mokėjimas už dirbtinę problemą. Pigiau susitarti dėl mainų formato.
Sprendimų medis keturiais žingsniais
- Abi sistemos turi dokumentuotą API? Rinkitės API. Didesnė starto kaina atsipirks priežiūroje.
- API trūksta, bet duomenų užtenka kartą per dieną? Failų eksportas, su šeimininku ir aliarmu.
- Duomenys ateina kaip dokumentai iš daugelio išorinių siuntėjų? OCR su išimčių tikrinimo procesu.
- Sistema uždara, tiekėjas nebendradarbiauja, o duomenų reikia realiu laiku? Tik dabar RPA, su priežiūros biudžetu ir planu pereiti prie API, vos tik jis atsiras.
Praktikoje didesni diegimai kelius maišo: API tarp ERP ir CRM, OCR tiekėjų sąskaitoms, failų eksportas į duomenų saugyklą. Tai normalu. Svarbu, kad kiekvienas srautas gautų jo charakteristikai parinktą įrankį, o ne vieną mėgstamą tiekėjo įrankį.
Kaip tai darome ESKOM AI
ESKOM AI integracijos kelio parinkimas yra analizės dalis, ne išankstinė prielaida. Patikriname jūsų sistemų sąsajas, paskui specializuotų DI agentų komanda atlieka didžiąją inžinerinio darbo dalį statant jungtį, o visuma pereina visą testų apimtį: vienetų, integracinių, E2E, sąsajos, saugumo ir našumo. Automatizuoto kūrimo proceso dėka kalbame apie savaites, ne ketvirčius. Kaip toks projektas atrodo žingsnis po žingsnio, aprašėme tekste apie tai, kaip per savaites sujungti ERP, CRM ir nuosavą aplikaciją.
Jei stovite prieš vieno iš keturių kelių pasirinkimą, užsisakykite nemokamą konsultaciją per formą adresu eskom.ai/pl/kontakt. Parašykite, kokias sistemas norite sujungti ir kaip greitai duomenys turi tekėti — grįšime su konkretaus kelio rekomendacija ir sąžininga sąmata.