Kam jābūt valdes informācijas panelī: 7 rādītāji un 5 antišabloni

Valdes sēdē uz ekrāna redzams informācijas panelis. Astoņpadsmit grafiku, filtri katrai dzīves situācijai, krāsas kā komandcentrā. Pēc piecām minūtēm valdes priekšsēdētājs tik un tā jautā finanšu direktoram pēc skaitļiem no viņa privātās tabulas. Šo ainu pazīstam no daudziem uzņēmumiem, un secinājums katru reizi ir līdzīgs: problēma nebija tehnoloģija, bet tas, kas šajā panelī bija nonācis.

Valdes informācijas panelis nav grafiku galerija, bet lēmumu pieņemšanas rīks. Pirms kāds uzzīmē pirmo maketu, jāatbild uz vienu jautājumu: kādus lēmumus valde pieņem katru nedēļu un katru mēnesi un kādi skaitļi tai šim nolūkam vajadzīgi. Viss pārējais ir sekundāri.

Septiņi rādītāji, ko valde tiešām lasa

Šo komplektu uztveram kā izejas punktu, nevis dogmu. Holdingā ar pieciem uzņēmumiem tas izskatīsies citādi nekā četrdesmit cilvēku pakalpojumu firmā. Bet uzņēmumos no dažiem desmitiem līdz dažiem simtiem cilvēku šīs septiņas pozīcijas nosedz lielāko daļu lēmumu, ko pieņem valdes līmenī.

1. Ieņēmumi pret plānu. Ne pati pārdošana, bet novirze no budžeta: uzkrāti un tekošajā mēnesī. Simts tūkstoši zem plāna martā ir pavisam cita saruna nekā tāda pati novirze novembrī.

2. Marža, ne tikai ieņēmumi. Pakalpojumos: marža projektā vai klientā. Tirdzniecībā un ražošanā: bruto marža produktu grupā. Augoši ieņēmumi ar kūstošu maržu ir biežākais veids, kā uzņēmumi „aug līdz bankrotam", un bez šī rādītāja neviens to laikus nepamanīs.

3. Nauda un prognoze 13 nedēļām. Kontu atlikums pats par sevi pasaka maz. Lēmumus pieņem, balstoties prognozē: kas ienāks, kas aizies, kur būs zemākais punkts. Ceturksni uz priekšu, nedēļu pa nedēļai.

4. Kavētie debitoru parādi. Kurš kavē, cik daudz un no kura brīža, sadalījumā: 1–30, 31–60, virs 60 dienām. Šī viena flīzīte spēj atpelnīt visas ieviešanas izmaksas, jo sarunas par kavētajiem rēķiniem sākas nedēļas agrāk, pirms no tā izveidojas likviditātes problēma.

5. Pārdošanas piltuve, svērta ar varbūtību. Nevis „mums ir piedāvājumi par 8 miljoniem", bet: cik no tā reāli ienāks šajā ceturksnī pie līdzšinējās konversijas. Bez šī skaitļa valde par caurumu ieņēmumos uzzina tad, kad reaģēt jau ir par vēlu.

6. Komandas noslodze. Pakalpojumos: komandu laika izmantojums un tas, cik nedēļas uz priekšu pārdošana ir izpārdevusi kapacitāti. Ražošanā: līniju noslodze. Tas ir rādītājs, kas sasaista pārdošanas lēmumus ar personāla atlases lēmumiem, un tomēr reti nonāk valdes līmenī.

7. Viens Tavas nozares operatīvais rādītājs. Piegāžu savlaicīgums loģistikā, klientu atbirums abonēšanas pakalpojumos, noslogojums viesnīcu biznesā, reklamāciju līmenis ražošanā. Viens, izvēlēts apzināti. Ne pieci.

Mūsuprāt, labāks ir ekrāns ar šīm septiņām pozīcijām un vienkāršu signālu „zaļš/sarkans pret plānu" nekā izvērsta analītikas platforma, kurai vajadzīgas apmācības. Pamatojums ir prozaisks: valdei skaitļiem ir dažas minūtes nedēļā, ne pusdiena. Rādītājs, ko nevar nolasīt desmit sekundēs, praksē neeksistē.

Pieci antišabloni, kuru dēļ informācijas paneļi nomirst

1. Četrdesmit grafiku. Jo vairāk rādītāju, jo mazāks katra svars. Kad viss ir svarīgs, nekas nav svarīgs. Esam redzējuši paneļus, kuros varēja atrast atbildi uz jebkuru jautājumu, izņemot vienu: „vai mums ir problēma?".

2. Manuāli atjaunināti dati. Ja kāds katru nedēļu ielīmē skaitļus tabulā, kas baro paneli, tā nav automatizācija, bet Excel ar skaistāku fontu. Agrāk vai vēlāk kāds neielīmēs, un valde pieņems lēmumu, balstoties trīs nedēļas vecos skaitļos, par to nezinot.

3. Iedomības metrikas. Lapas skatījumi, sekotāju skaits, lejupielāžu summa. Tās aug gandrīz vienmēr, uzlabo garastāvokli un nenoved ne pie viena lēmuma. Tests ir vienkāršs: ja rādītāja kritums par 20% neizraisītu nekādu rīcību, rādītājs nav nopelnījis vietu uz ekrāna.

4. Rādītājs bez īpašnieka. Marža nokritās par trim punktiem un… nekas. Jo neviens konkrēts neatbild par to, lai noskaidrotu kāpēc un sagatavotu reakciju. Katram no septiņiem skaitļiem blakus jābūt vienam uzvārdam. Bez īpašnieka rādītājs ir dekorācija.

5. Panelis, ko neviens neatver. Labākais KPI komplekts nomirs bez rituāla. Ja iknedēļas valdes sēde nesākas ar tiem pašiem septiņiem skaitļiem, pēc ceturkšņa visi atgriezīsies pie privātajām tabulām. Rīks neaizstās ieradumu; tas to tikai atvieglo.

Un šeit godīga atruna: pats rādītāju saraksts nesalabos atskaites, ja avota dati ir zemas kvalitātes. Informācijas panelis nesaudzīgi atsedz nekārtību sistēmās, tāpēc pirmās nedēļas pēc ieviešanas mēdz būt neērtas. Tā gan ir priekšrocība, kaut ne visi to sākumā tā uztver.

Ar ko sākam ieviešanu

ESKOM AI informācijas paneļa būvi sākam ar valdes lēmumu sarakstu, nevis ar pieejamo atskaišu sarakstu, un tikai zem tā izvēlamies rādītājus un datu avotus. Programmatūru izstrādājam procesā, ko atbalsta specializētu MI aģentu komanda, ar pilnu testu klāstu: vienībtestiem, integrācijas, E2E, saskarnes, drošības un veiktspējas testiem, pateicoties kam pirmo strādājošo versiju ar automātisku datu padevi parasti redzi vienā līdz divās nedēļās. Par paša ieviešanas gaitu un ekonomiku uzrakstījām atsevišķu tekstu par informācijas paneli CFO vajadzībām. Un ja vēlies pielaikot augstāk minēto septiņu rādītāju sarakstu savam uzņēmumam — raksti mums caur veidlapu vietnē eskom.ai/pl/kontakt, bez maksas pārbaudīsim, kurus no tiem var darbināt no Tavām esošajām sistēmām.