„Sistēma strādā, kāpēc to aiztikt?". Šis teikums izskan daudzos uzņēmumos, kuri gadiem izmanto vienu un to pašu lietotni: noliktavas programmu no iepriekšējās desmitgades, iekšējo pasūtījumu sistēmu, kuras autors sen aizgājis, vai rīku, kas „kaut kā turas", jo visi ir iemācījušies apiet tā ierobežojumus.
Problēma ir tā, ka lēmums „neko nedarām" nebūt nav bezmaksas. Tam ir sava cena, tikai tā ir izkliedēta pa visu uzņēmumu un nav redzama nevienā rēķinā. Saskaitīsim, no kā tā sastāv.
Vecās sistēmas slēptās izmaksas
Manuāls darbs, kuram nevajadzētu pastāvēt
Kad sistēma netiek līdzi uzņēmumam, cilvēki sāk to „lāpīt" ar savu darbu: pārraksta datus starp programmām, līmē atskaites tabulās, sūta cits citam failus e-pastā, jo „eksports nestrādā". Ja vairāki cilvēki šādiem apkārtceļiem velta pa vairākām stundām nedēļā, gada griezumā runa ir par simtiem darba stundu. Apmaksātām no uzņēmuma budžeta un neradošām nekādu vērtību.
Kļūdas, kas maksā reālu naudu
Katra manuāla datu pārrakstīšana ir iespēja kļūdīties: nepareiza cena piedāvājumā, dublēts pasūtījums, rēķins, kas nosūtīts nepareizajam klientam. Atsevišķa kļūda mēdz būt lēta. Bet kļūda, kas iedragā svarīga klienta uzticību vai prasa grāmatvedības korekcijas, var izmaksāt daudzkārt vairāk nekā tas, ko uzņēmums „ietaupa", atliekot modernizāciju.
Cilvēki, kas aiziet
Labi darbinieki nevēlas pavadīt dienas, klikšķinot sistēmā, kas ar viņiem cīnās. Nomācošs darbs ar novecojušiem rīkiem ir viens no klusajiem kadru mainības iemesliem, un pieredzējuša cilvēka aizvietošanas izmaksas (atlase, ievadīšana darbā, zaudētās zināšanas) parasti mērāmas daudzās mēnešalgās. Atsevišķs risks ir situācija, kad tikai viens cilvēks „zina, kā tas strādā". Viņa aiziešana var apturēt visu procesu.
Drošības un atbilstības risks
Vecas lietotnes bieži darbojas uz neatjauninātas programmatūras, bez modernām aizsardzībām un bez ražotāja atbalsta. Tā nav abstrakcija: datu noplūde vai sistēmas apstādināšana uzbrukuma dēļ nozīmē dīkstāvi, atjaunošanas izmaksas, bet personas datu gadījumā arī regulatīvās sekas.
Zaudētās iespējas
Visgrūtāk saskaitīt to, ko uzņēmums neizdarīja: klientu, kurš izvēlējās konkurentu ar ērtāku portālu; piedāvājumu, kuru neizdevās iesniegt laikā; jaunu pakalpojumu, kuru nevarēja palaist, jo „sistēma to neatbalstīs". Vecā sistēma ne tikai maksā. Tā ierobežo izaugsmi.
Kāpēc klasiskā pieeja modernizācijai nestrādā
Ja atlikšanas izmaksas ir tik augstas, kāpēc uzņēmumi vilcinās? Tāpēc, ka tradicionālajai modernizācijai ir pelnīti slikta reputācija: vairāku mēnešu analīzes, tāmes, pēc kurām grūti atgūties, projekti, kas velkas ceturkšņiem, un budžeti, kas aug procesa gaitā. Klasiskajā programmētāju komandas darba modelī katra izmaiņa ir nedēļas gaidīšanas. Daudzi vadītāji vienkārši nolēma, ka „labāks zināmais ļaunums".
Šis aprēķins kādreiz bija racionāls. Šodien vairs nav.
Kā tas izskatās ar MI
ESKOM AI programmatūru būvē un modernizē procesā, ko atbalsta specializētu MI aģentu komanda. Praksē ievērojamu darba daļu (esošās sistēmas analīzi, nākamo versiju sagatavošanu, dokumentāciju, testēšanu) veic aģenti pieredzējušu cilvēku uzraudzībā. Rezultāti ir izmērāmi. Pirmās strādājošās versijas top nedēļās, nevis ceturkšņos: garas analīzes uz papīra vietā Tu ātri saņem kaut ko, ko var izklikšķināt un novērtēt. Mazāks cilvēka darba apjoms nozīmē zemākas visa projekta izmaksas, bez kompromisiem kvalitātē. Un katra versija iziet pilnu testu klāstu — vienībtestus, integrācijas, E2E, saskarnes, drošības un veiktspējas testus. Tas ir procesa standarts, nevis opcija par piemaksu.
Modernizācijai arī nav jānozīmē revolūcija „viss uzreiz". Parasti sākam ar sāpīgāko fragmentu, tur, kur manuālais darbs un kļūdas maksā visvairāk, un risinājumu paplašinām pa posmiem, kamēr vecā sistēma joprojām darbojas.
Ko tas nozīmē Tavam uzņēmumam
Aprēķins ir vienkāršs: salīdzini status quo gada izmaksas (manuālā darba stundas × likmes, kļūdu izmaksas, aiziešanu un dīkstāvju risks) ar modernizācijas izmaksām. Ar MI atbalstītu pieeju pirmā strādājošā versija top parasti dažu līdz pārdesmit nedēļu laikā, atkarībā no sarežģītības. Modernizācijas projekti uzņēmumiem ar 10–200 darbiniekiem parasti sākas no vairākiem desmitiem tūkstošu zlotu, tas ir, bieži no summas, kas ir mazāka, nekā uzņēmums gadā zaudē vecās sistēmas apkalpošanā.
Precīzas robežas atkarīgas no apjoma, tāpēc pirmais solis vienmēr ir bezmaksas saruna un situācijas pārskats, pēc kura saņem konkrētu piedāvājumu ar grafiku un budžetu.
BUJ
Vai modernizācija nozīmē, ka zaudēsim datus no pašreizējās sistēmas? Nē. Datu pārnešana ir projekta standarta sastāvdaļa un tiek testēta tikpat stingri kā pārējais risinājums. Vecā sistēma darbojas paralēli līdz brīdim, kad jaunā ir pārbaudīta.
Mūsu uzņēmumam nav IT nodaļas. Vai tā ir problēma? Nē, tā ir bieža situācija mūsu klientu vidū. Projektu vadām no analīzes līdz ieviešanai un uzturēšanai, un komunikācija notiek biznesa, nevis tehniskā valodā.
Kā lai zinu, vai modernizācija atmaksāsies, pirms tērēju naudu? Sāc ar status quo izmaksu aprēķinu: cik stundu mēnesī Tava komanda zaudē apkārtceļos un manuālā darbā un cik pagājušajā gadā izmaksāja kļūdas. Bezmaksas konsultācijā palīdzam salīdzināt šos skaitļus ar reālajām projekta izmaksām. Lēmumu pieņem uz aprēķina, nevis solījumu pamata.
Parunāsim par Tavu sistēmu
Ja, lasot šo tekstu, Tu domā par konkrētu lietotni savā uzņēmumā, tas ir labs brīdis pārbaudīt skaitļus. Piesakies bezmaksas konsultācijai, izmantojot formu vietnē eskom.ai/pl/kontakt. Bez saistībām un bez žargona: konkrēta saruna par to, cik Tev maksā status quo un ko ar to var darīt.