Klauzula informacyjna dla kontrahentów (art. 13 i 14 RODO)
Kontrahenci będący osobami fizycznymi, w tym prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, oraz osoby kontaktowe kontrahentów.
Ostatnia aktualizacja: 2026-09-30
1. Administrator
ESKOM AI Sp. z o.o., ul. Zimna 2/24, 00-138 Warszawa, NIP 5253040096, KRS 0001163211. Kontakt: kontakt@eskom.ai. Inspektor Ochrony Danych: iod@eskom.ai.
2. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Zawarcie i wykonanie umowy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO; wobec osób kontaktowych lit. f, czyli kontakt w sprawie umowy |
| Prowadzenie ksiąg rachunkowych i rozliczeń podatkowych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o rachunkowości i przepisami podatkowymi |
| Weryfikacja, przy płatnościach powyżej 15 000 zł, czy rachunek kontrahenta figuruje w wykazie podatników VAT prowadzonym przez Szefa KAS (art. 117ba Ordynacji podatkowej, art. 15d ustawy o CIT). Wynik przechowujemy jako dowód, bez jawnego numeru rachunku | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Sprawdzenie, na jaki rachunek dokonaliśmy płatności, w celu przeciwdziałania oszustwom (np. podmianie numeru rachunku) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Kontroling finansowy i analiza zarządcza (wynik, przepływy pieniężne, budżet) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
3. Kategorie danych
Imię i nazwisko, firma, NIP, adres, dane kontaktowe, dane z faktur (numer, kwoty, przedmiot), numer rachunku bankowego oraz metadane i treść korespondencji handlowej.
4. Źródło danych
Od Państwa oraz z faktur, wyciągów bankowych, korespondencji prowadzonej na skrzynkach ESKOM AI i z rejestrów publicznych (CEIDG, KRS, wykaz podatników VAT).
5. Odbiorcy
- biuro rachunkowe;
- dostawcy systemu fakturowego, systemów księgowych i bankowych oraz poczty e-mail;
- dostawca usług modeli językowych (sztucznej inteligencji) działający jako podmiot przetwarzający;
- Szef KAS (zapytanie do wykazu);
- organy publiczne w zakresie wymaganym prawem.
6. Przekazywanie poza EOG
Treść i metadane korespondencji mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych do dostawcy usług modeli językowych, na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zabezpieczeń można uzyskać na wniosek wysłany na iod@eskom.ai.
7. Okres przechowywania
- Dokumentację rozliczeniową i dowody weryfikacji przechowujemy do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych (art. 86 § 1 w zw. z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej), nie krócej niż 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym (art. 74 ust. 2 pkt 8 w zw. z ust. 3 ustawy o rachunkowości).
- Dane do celów umowy i roszczeń przechowujemy do upływu przedawnienia roszczeń.
- Dane do kontrolingu przechowujemy do ustania celu, nie dłużej niż dokumentację rozliczeniową.
8. Prawa
Dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 21 RODO) oraz skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Żądania: kontakt@eskom.ai lub iod@eskom.ai. Odpowiadamy w ciągu miesiąca.
9. Obowiązek podania danych
Podanie danych jest warunkiem zawarcia umowy i dokonania płatności.
10. Zautomatyzowane decyzje
Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania wywołującego skutki prawne.
Pozostałe informacje: Polityka prywatności.