Na maioria das empresas que analisamos do ponto de vista operacional, repete-se o mesmo cenário: três sistemas que não falam entre si e pessoas que fazem de «elo de ligação». A encomenda chega por email, alguém transcreve-a para o sistema de vendas, depois os mesmos dados vão à mão para o sistema de armazém e, no fim, ainda para a folha de cálculo de onde sai o relatório para o chefe. Cada transcrição é tempo. E cada transcrição é uma oportunidade para o erro.
Se é responsável pelas operações, provavelmente consegue apontar esses pontos de memória. E também sabe quanto isso custa: somadas as horas gastas na empresa a passar dados à mão entre sistemas, o resultado equivale muitas vezes a um posto de trabalho a tempo inteiro. Ou mais. Um posto que podia estar a trabalhar no crescimento da empresa, no apoio aos clientes, na melhoria da qualidade. Em vez disso, trabalha como interface humana entre programas.
O pior é que toda a gente se habituou. «Cá é assim que se faz.» Porque um dia alguém verificou que a integração de sistemas era um projeto de muito dinheiro e muitos meses, e o tema voltou para a gaveta.
Porque é que a abordagem clássica falha
O caminho clássico para a automatização de processos tem três pontos críticos típicos:
- O orçamento assusta à partida. A integração de sistemas no modelo tradicional é análise prévia, especificação, proposta. E um valor com o qual o tema perde para despesas mais urgentes. Sobretudo quando se trata «apenas» de fazer os dados passarem sozinhos do sistema A para o sistema B.
- O prazo de execução mata o sentido. Vários meses de espera pela automatização de um processo que dói hoje significam vários meses a continuar a transcrever. E se, entretanto, o processo mudar, a especificação vai para o lixo.
- Tudo ou nada. Os grandes projetos de implementação gostam de abranger logo a empresa inteira. No entanto, o maior retorno vem normalmente da automatização dos dois ou três processos mais penosos, e não de uma revolução em todos ao mesmo tempo.
O resultado: as empresas adiam a automatização durante anos, pagando todos os meses uma fatura escondida em horas de trabalho consumidas em tarefas que ninguém devia fazer à mão.
Como funciona com IA
Na ESKOM AI abordamos isto de outra forma: desenvolvemos software depressa, num processo apoiado por uma equipa de agentes de IA especializados sob a supervisão de engenheiros experientes. Assim, a automatização de um único processo deixa de ser um «grande projeto de TI» e passa a ser uma série de passos curtos e mensuráveis.
Análise: encontramos o processo que dói mais
Começamos por percorrer os seus processos e contar onde fogem mais horas. Não precisamos de uma auditoria de várias semanas. Normalmente bastam algumas conversas com as pessoas que fazem esse trabalho todos os dias. Elas sabem perfeitamente o que é mais penoso.
Protótipo: a automatização funciona com os seus dados
Em dias, e não em meses, mostramos um protótipo funcional: os dados da encomenda vão sozinhos para o sistema de armazém, as faturas aterram sozinhas no sítio certo, o relatório gera-se sem intervenção humana. A equipa vê algo concreto e dá feedback de imediato.
Iterações com testes completos
Verificamos cada versão com testes automatizados: unitários, de integração, E2E, de interface, de segurança e de desempenho. Isto é importante precisamente na automatização: um processo que corre sem intervenção humana tem de ser testado com mais cuidado do que aquele em que uma pessoa apanha o erro pelo caminho.
Implementação: processo a processo
Automatizamos passo a passo, começando pelo que dá maior retorno. As pessoas não perdem o emprego: deixam de fazer a parte mais mecânica do trabalho e assumem as tarefas para as quais antes «não havia braços».
O que isto significa para a sua empresa
- Tempo: a automatização de um único processo tipicamente em 2–4 semanas em vez de vários meses.
- Dinheiro: um custo que é uma fração do que a transcrição manual de dados consome por ano. Se a empresa perde nisso o equivalente a um posto de trabalho, o investimento paga-se normalmente numa questão de meses.
- Qualidade: menos erros de transcrição são menos reclamações, menos correções e menos incêndios para apagar.
- Pessoas: a equipa recupera tempo para o trabalho que exige pensar, e isso costuma melhorar tanto os resultados como o ambiente.
Uma conta simples para começar: calcule quantas horas por semana a sua equipa gasta a passar dados entre sistemas. Multiplique pelo custo da hora de trabalho e por 52 semanas. Esse número é o seu orçamento anual para «nada». E, ao mesmo tempo, o limite máximo do que pode recuperar.
FAQ
A automatização significa cortar postos de trabalho?
Não tem de significar e, na prática, raramente significa. As empresas costumam ter uma longa lista de tarefas para as quais faltam pessoas. A automatização permite deslocar a equipa para trabalho de maior valor em vez de recrutar mais pessoas para transcrever dados.
Os nossos sistemas são antigos e pouco comuns. É um problema?
Normalmente não. Construímos a automatização em torno dos sistemas que já tem, mesmo que não tenham interfaces modernas. Não exigimos a troca de software nem uma revolução na infraestrutura.
Por onde começar, se as dores são muitas?
Por um processo: aquele que consome mais horas ou gera mais erros. Um sucesso rápido e mensurável num processo cria confiança e financia os passos seguintes.
Veja quanto de um posto de trabalho pode recuperar
Marque uma consulta gratuita: percorremos os seus processos, identificamos os que têm maior potencial de automatização e apresentamos intervalos concretos de tempo e de custos. Escreva-nos através do formulário de contacto em eskom.ai/pl/kontakt.